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湖北省黄冈中学
治理现代化
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黄冈中学关于规范公文管理的意见
2020-10-03 00:00:00 返回列表

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 黄冈中学关于规范公文管理的意见

2020324日印发)

为进一步规范我校公文处理工作,提高公文办理水平和效率,使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化。根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和公文处理有关规定,结合我校实际,制定本意见。

第一章 公文种类

第一条 学校公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布校内各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求各部门办理和需要有关处室周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)议案

适用于各工会组按照相关法律程序向学校工会提请审议事项。

(八)报告

适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。

(九)请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复各处室的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第二章 公文格式

第二条 学校公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发处室和印发日期等部分组成。

(一)学校发文机关标识为“湖北省黄冈中学”或“中共湖北省黄冈中学委员会”。

(二)学校发文字号为“黄高办字”或“黄高党字”、年份、序号组成。

(三)学校上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(四)学校所有公文除"会议纪要"以外,应当加盖印章。

 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

 

第三章 校级发文办理

第三条 校级发文流程: 

(一)校级发文办理是指以我校行政或党委名义制发公文的过程,一般公文发文流程:拟稿、核稿、送审签发、编号、校对、印发、归档。 

(二)拟稿。拟稿是发文处理的第一程序,按照具体工作需要,由各处室负责人按照公文格式草拟公文的初稿,文稿必须认真细致,做到以下两点: 

1.公文内容要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定; 

2.在正文前要附上发文稿纸,填写好主办处室和拟稿人、事由、主送、抄送等。 

(三)核稿。对公文初稿进行审核,以保证文件的质量,由办公室负责。各拟稿处室在送校长审批签发之前,将公文初稿纸质文档送办公室审核,依据公文的基本要求,对行文方式、公文格式、文字内容等作全面的审查,并在公文签发单“核稿”栏签字。不符合要求的,办公室退回起草处室进行重新起草。

(四)送审签发。将认真核稿后的文稿送校分管领导审核,经分管领导审核后,报送校长审批签发,由拟稿人负责。文稿一经签发后,即成为最后定稿,文件据此生效。 

以我校名义制发的上行文,由校长签发;以我校名义制发的平行文或下行文,由校长或者由校长授权的分管校长签发。 

(五)编号。文稿经校长签发后,要由办公室进行编号登记,防止发文混乱。

(六)校对。校对由办公室进行,校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也不能放过,把住文件制发的最后一关。 

(七)印发。对经校级领导签发后的文稿进行用印、制发,必须做到:

1.以经签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。 

2.注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目。 

3.注意保密,不得让无关人员随便翻阅文稿,废页也要管理好,防止泄密。 

(八)归档。对已发公文进行整理归档。 

第四条 学校发文种类有: 

(一)《湖北省黄冈中学文件》(大版头),编“黄高办”字号,用于报送请示、报告、意见等上行文和用于普发范围的平行文、下行文。 

(二)《中共湖北省黄冈中学委员会文件》,编“黄高党”字号,用于以党委名义发文的公文。 

(三)《湖北省黄冈中学》(便签头),不编“字号”,主要用于与有关部门和单位商洽、询问和答复的一般事项。 

(四)《湖北省黄冈中学党委会议纪要》,由办公室负责记录和整理,由会议召集人签发,在年号后面编顺序号;《湖北省黄冈中学专题会议纪要》,由具体承办会议的处室负责记录和整理,由会议召集人签发,在年号后面编顺序号。 

 

第四章 校内年级处室发文办理

第五条 校内发文格式

一般由标题、正文、成文日期、印章等部分组成。

第六条 校内发文流程 

(一)校内发文是指以各处室或年级名义制发的公文,如通知、方案等,适用于校内。发文流程为:拟稿、送审签发、印发、归档。 

(二)拟稿。由各处室负责人草拟公文的初稿,并对初稿进行审核。校内公文无需在正文前附上发文稿纸。

(三)送审签发。各处室主任或年级主任将正文用《湖北省黄冈中学》便签头纸打印,送校分管校长审批签发。公文内容涉及多个部门,主办处室分管校长主动与其他分管校长或主任商议后签发,也可将会签结果报校长批示后签发。文稿一经签发后,即成为最后定稿,主办处室即可印发。其他处室遵照公文执行。 

(四)印发。对经校级领导签发后的文稿,盖处室公章,不编“字号” 

(五)归档。主办处室将领导签发文稿送档案室存档。

 

第五章 收文办理

 第七条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

(一)各处室因工作原因,收到上级下发或交办的公文,由收文处室到办公室登记并填好文件处置单,提出拟办意见,收文处室提出拟办意见送分管校长批示或者校长批示后,交有关处室办理,当需要两个以上处室办理时,应明确主办处室。办理中遇有涉及其他处室职权的事项,主办处室应当主动与相关处室协商;如有分歧,由主办处室分管校长主动与其他分管校长进行商议会签,并将最终会签处理意见,报校长批准后办理。

(二)主办处室主任负责公文送签、催办和落实,办公室负责催办主办处室,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

(三)承办处室收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本处室职能范围或者不宜由本处室办理的,应当及时退回交办的处室并说明理由。

(四)审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

 

第六章 公文归档

 

第八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人或处室不得保存应当归档的公文。

第九条 归档范围内的公文,档案室应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学校的主要工作情况,便于保管和利用。

第十条 联合办理的公文,原件由主办处室整理(立卷)、归档,其他处室保存复制件或其他形式的公文副本。

 

第七章 公文管理

第十一条 公文由档案管理员统一收发、归档和销毁。

第十二条 上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,各处室经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的处室、日期、份数和印发范围。

第十三条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第十五条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

第十六条 秘密公文要按照市委公文交换站要求,每年集中退还一次。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第十七条 处室负责人,因工作岗位变动时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

湖北省黄冈中学主办 黄冈中学电教处承办
地址:湖北省黄冈市黄州区南湖路1号
电话:0713-8838888
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